6 Tipps für eine erfolgreiche Teilnehmergenerierung

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Veranstalter stehen immer wieder neu vor der Herausforderung, ihre Veranstaltung effizient zu bewerben. Im Web 2.0 stehen dafür einfache und kostengünstige Möglichkeiten zur Verfügung, denn Social Media, spezielle Tools und Presse- und Event-Portale ermöglichen eine weitreichende Veranstaltungskommunikation. Wie Sie welche Möglichkeiten wann einsetzen und worauf Sie achten müssen, erfahren Sie in diesen sechs einfachen Tipps.

Tipp 1: Veröffentlichen Sie den Termin
Mit den ersten Vorbereitungen beginnt die Kommunikation. Sie haben eine Location und einen Termin gefunden? Dann veröffentlichen Sie diese Informationen. Nutzen Sie hierzu alle im Internet gegebenen Möglichkeiten. Sehen Sie in verschiedene Event- und Veranstaltungskalender im Web, um Überschneidungen mit anderen großen Events zu vermeiden. An solchen Tagen könnte es immer passieren, dass ein Teil Ihrer Zielgruppe verhindert ist und Ihre Veranstaltung auf Gäste verzichten muss. Zahlreiche kostenlose Veranstaltungs- und Regionalportale, wie meinestadt.de, lokalnet.de, seminarshop.com oder horizont.at veröffentlichen Ihre Online-Pressemitteilung und sorgen so für eine weitreichende Verbreitung Ihrer Veranstaltungsinformationen. Portale wie eventbrite.de oder eventmanager-online.de vereinfachen das Online-Ticketing. Nutzen Sie zusätzlich die Veranstaltungsbereiche in den Social Media. Xing, Facebook und Google+ haben gesonderte Veranstaltungsbereiche, auf denen Sie Ihr Event mit zusätzlichen Informationen einstellen können. Auf zahlreichen kostenlosen Event-Portalen haben Sie die Möglichkeit über Ihr Event zu schreiben und es so über das Web bekannt zu machen. Schauen Sie im Event-Portal-Ranking von PR-Gateway, welches Portal für Ihre Zwecke am besten geeignet ist.

Tipp 2: Nutzen Sie Presseportale und Fachportale
Neben der Terminveröffentlichung sollten Sie Ihre Zielgruppe mit weiteren Informationen füttern. Presseportale sind eine weitere wichtige Distributionsquelle, um Ihr Event in der Öffentlichkeit bekannt zu machen. Dies steigert die Auffindbarkeit Ihres Events in den Suchmaschinen enorm. Denn das Angebot an Presseportalen ist sehr vielfältig. Viele dieser Presseportale stehen Ihnen kostenlos zur Verfügung. Denn je mehr Portale Sie ansteuern, desto mehr potentielle Anlaufstellen schaffen Sie für Ihre Zielgruppen. Aber nicht nur Ihre Zielgruppe soll von dem Event erfahren. Studien zufolge nutzen etwa 80 Prozent der Journalisten Pressemitteilungen als Recherchequelle und knapp 95 Prozent begeben sich in Suchmaschinen auf die Suche nach Recherchequellen. 64 Prozent der Journalisten werden am Ende auf Presseportalen fündig. Mit etwas Glück berichtet die Presse über Ihre Veranstaltung und verschafft Ihnen weitere Teilnehmer. Vor allem aber erreichen Sie über die Portale Ihre Zielgruppen direkt, denn die Portale bringen Ihre Meldungen in die Suchmaschinen und von dort zu Ihren potentiellen Teilnehmern. (Zahlenangaben - Quelle Statista)

Nutzen Sie Online-Pressemitteilungen nicht nur für die Terminbekanntgabe, sondern auch für die Vor- und Nachberichterstattung: Stellen Sie Bands, Akteure, Gäste und prominente Speaker vor. Arbeiten Sie mit Geschichten und Interviews, um Ihr Event zu begleiten und der Zielgruppe immer neues Futter zu liefern. Besonders die Vorberichterstattung weckt das Interesse der Zielgruppe und sie kann sich ein Bild von der thematischen Ausrichtung der Veranstaltung machen. Der Presseportal-Report 2015 stellt über 180 Presseportale vor und hat sie miteinander verglichen. Welche Presseportale eignen sich am besten für Ihre Online-PR? Kostenloser Download

Tipp 3: So schreiben Sie eine optimale Online-Pressemitteilung
Online-Pressemitteilungen bieten dem Verfasser ein breites Feld an Möglichkeiten. Zum einen bieten sie viele inhaltliche und gestalterische Freiheiten. Bilder und Videos werten jede Mitteilung auf und erzeugen mehr Aufmerksamkeit. Online-Pressemitteilungen mit relevanten Inhalten werden in den Suchmaschinen gut gefunden und beweisen sich als nützliches Instrument in der Veranstaltungskommunikation.

Um eine erfolgreiche Online-Pressemitteilung zu schreiben, gilt es ein paar wichtige Punkte zu beachten. Das Wichtigste vorweg: Vermeiden Sie reine Werbebotschaften. Natürlich möchte jeder Veranstalter Tickets verkaufen. Werden Sie aber zu werblich, wird der Content von den Presseportalen als wenig nützlich erachtet und Ihre Mitteilung fällt durchs Raster. Deswegen gilt: Immer über nützlichen Inhalt berichten. Konzentrieren Sie sich bei der Mitteilung auf die Informationen, die Ihre Zielgruppen wirklich interessieren.

Wählen Sie eine Überschrift, auf die der Leser sofort aufmerksam wird. Eine gute Überschrift gibt die Kernaussage Ihrer Mitteilung wieder. Formulieren Sie die Überschrift kurz und präzise, in der Regel nicht mehr als 63 Zeichen, um der Zielgruppe und den Journalisten einen Leseanreiz zu bieten. Das richtige Gleichgewicht zwischen Informationsgehalt und Originalität zu fi nden, ist wichtig. Online-Mitteilungen bieten zusätzlich Platz für einen Untertitel. Während die Überschrift die Aufmerksamkeit erregen soll, stellt der Untertitel den Bezug zum Text her.

Ganz wichtig: Machen Sie sich Gedanken über Keywords, um eine gute Auffindbarkeit Ihrer Inhalte sicherzustellen. Versetzen Sie sich in die Köpfe Ihrer Zielgruppe und hinterfragen Sie immer, wonach die Zielgruppe bei Suchmaschinen wie Google und Co. suchen würde. Passen Sie Ihre Ansprache und Wortwahl dementsprechend an. Verwenden Sie das Keyword in der Überschrift und im Lead-Text. Verwenden Sie es auch in der Mitteilung, aber maßvoll. Zwei bis dreimal pro 100 Wörter sind vollkommen ausreichend. Die Zielgruppe wird Sie so sicher finden. Außerdem: Nutzen Sie Links, um Ihre Leser direkt auf weitere Informationen und die Anmeldung zum Event zu führen.

Tipp 4: Nutzen Sie Social Media
Zusätzlich zu den kostenlosen Presseportalen sind besonders die Social Media wichtig für die Veranstaltungskommunikation. Neben den Veranstaltungsoptionen auf Netzwerken wie Facebook, Xing und Google+ hält das Internet noch viele weitere spannende und nützliche Netzwerke bereit. Nutzen sie hier die Macht der visuellen Inhalte. Nahezu überall können Sie Ihre Mitteilung und Posts grafisch unterlegen. Bilder-Netzwerke wie Flickr und Pinterest eignen sich vor allem für die Veröffentlichung von Fotos, Videos und Flyern. Bei Dokumenten-Netzwerken wie Slide-Share, Scribd und Diigo haben Sie die Möglichkeit Präsentationen oder Flyer zu Ihrem Event zu veröffentlichen.

Informieren Sie Ihre Geschäftspartner und Business-Kontakte über Xing und LinkedIn und halten Sie Ihre Zielgruppe via Facebook, Twitter und Google+ auf dem Laufenden und generieren Sie so neue Teilnehmer. Mit Multiposting Tools wie CMGateway und Blog2Social können Sie Nachrichten, Bilder und Dokumente an mehrere Social-Media-Kanäle gleichzeitig versenden. Das spart Zeit und Sie können sich stärker auf die Event-Organisation konzentrieren.

Tipp 5: Veröffentlichen Sie regelmäßig
Sie haben die Veranstaltung über alle Kanäle angekündigt, jetzt heißt es am Ball bleiben. Warten Sie nicht darauf, dass alles von alleine läuft. Informieren Sie Ihre Zielgruppe regelmäßig über den aktuellen Stand der Dinge und steigern Sie die Neugier. Verfassen Sie immer dann eine Online-Mitteilung oder einen Post, wenn Sie einen neuen Höhepunkt in der Planung erreicht haben. Interessant könnten hier beispielsweise die Zusage von Speakern, spannende Programmpunkte und die aktuelle Zahl der Gäste sein. So bleiben Sie bei der Zielgruppe im Gespräch und Ihre Veranstaltung verschwindet nicht schon vor dem Termin aus den Köpfen.

Auch während des Events können Sie weiter posten. Richten Sie bei Twitter eine Twitter Wall ein, definieren Sie einen Hashtag und posten Sie fleißig Zitate der Speaker, die Gästeanzahl oder auch kurze Statements Ihrer Besucher. Auch Ihre Gäste können mit dem Hashtag an der Diskussion teilnehmen und ihre Eindrücke schildern.

Tipp 6: Berichten Sie auch nach der Veranstaltung
Ihre Veranstaltung ist vorüber und war ein voller Erfolg. Halten Sie es jetzt mit einem berühmten Zitat aus der Welt des Sports: „Nach dem Event ist vor dem Event!“ Nutzen Sie den Vorteil, dass Ihr Event noch in den Köpfen der Gäste verankert ist und berichten Sie zeitnah und dauerhaft über die Veranstaltung. Denn auch die nächste Veranstaltung soll ein Kracher werden. Bedanken Sie sich bei allen Teilnehmern für ihre Teilnahme und weisen sie auf potentielle Folgeveranstaltungen hin.

Geben Sie per Online-Pressemitteilungen und Social Media einen Rückblick über die Themen und das Feedback des vergangenen Abends. Sie haben Fotos während des Events gemacht? Dann veröffentlichen Sie ein paar Bilder zu Ihrer Mitteilung und Ihre Zielgruppe bekommt auch einen visuellen Eindruck. Wer beim letzten Mal nicht dabei war, wird es sich für das nächste Mal vermutlich anders überlegen.


Die Autorin: Melanie Tamblé ist Expertin für PR, Online-Marketing und Social Media und Geschäftsführerin der ADENION GmbH. Der Online-Dienst PR-Gateway bietet eine zentrale Verwaltung und Übermittlung von Pressemitteilungen, Social Media News, Bildern und Dokumenten an Presseportale, News-Dienste und Social-Media-Profle.


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