Compliance im Veranstaltungsbereich – ist der Fam Trip out?

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Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. entwickelt einen Leitfaden, der aufzeigt, was Eingeladene wie auch als Einladende beachten müssen, um sich so im Rahmen der bestehenden Gesetze und Richtlinien zu bewegen.

Compliance ist nichts Neues – Unternehmen mussten schon immer Gesetze einhalten. Doch gerade im Zeitalter von Web2.0 wird alles transparenter und aktuelle Non-Compliance Vorfälle aus der nahen Vergangenheit haben gezeigt, wie schnell Verstöße gegen Gesetze und Regeln dem Ansehen einer Firma schaden können.  Viele Unternehmen haben daher aus Unsicherheit ihre Incentive-Maßnahmen gestrichen, Veranstaltungsplaner dürfen keine Einladungen zu Informationsveranstaltungen von Convention Büros annehmen und immer mehr Veranstaltungsformate geraten in das Visier der Compliance Manager.

Laut der Deloitte Studie „Erfolgsfaktoren im Mittelstand“ haben 48 % der Umfrageteilnehmer aus dem Mittelstand  bereits ein Compliance-Management-System implementiert,  in den Dax Konzernen ist dies bereits seit langem Standard.

Die präventiven Maßnahmen eines Compliance-Management-Systems sollen finanzielle und juristische Schäden für das Unternehmen durch Fehlverhalten verhindern und die Qualität sichern. Denn im Schadensfall drohen den betroffenen Unternehmen Bußgelder und den Verantwortlichen persönliche Haftung.

Doch selten haben die Compliance Manager einen Überblick über die Komplexität einer Veranstaltung, die Vielzahl von Beschaffungsentscheidungen die zu treffen sind und die damit verbundene bestmögliche Vorbereitung und Prüfung dieser Beschaffungsentscheidungen, durch z.B. Site Inspections, Food-Checks und Hotelbesichtigungen.

Und auf der Seite der Veranstaltungsplaner herrscht Unsicherheit darüber, was in Zukunft noch erlaubt ist und welche Einladung angenommen werden darf.

Um den Veranstaltungsplanern Sicherheit zu geben, hat die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. unter Mitwirkung von Rechtsanwältin Mandy Risch-Kerst, die Richtlinie „Compliance im Veranstaltungsbereich“ verfasst. „Wir sehen es als unsere Pflicht und Aufgabe an, dem Veranstaltungsplaner einen Leitfaden an die Hand zu geben, welcher es ermöglicht, dass sich die eingeladenen Eventplaner aber auch die Einladenden, wie Destinationen oder Hotels, regelkonform und im Rahmen der bestehenden Gesetzte und Richtlinien bewegen.“ begründet Gerhard Bleile, Vorstandsvorsitzender der Vereinigung diese Initiative.

Neben konkreten Hinweisen, was im Rahmen von Compliance erlaubt ist und was nicht, enthält der Leitfaden auch Musterformulare für die Einladung zu Veranstaltungen und der internen Genehmigung.

Für Mitglieder der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. ist der Leitfaden „Compliance im Veranstaltungsbereich“ kostenlos verfügbar. Nichtmitglieder können den Leitfaden gegen eine Schutzgebühr in Höhe von 45 Euro zzgl. MwSt. unter mitgliederservice@veranstaltungsplaner.de beziehen.


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