MICE und Travel Management: Synergievorteile bleiben unerkannt

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VDR-Geschäftsreiseanalyse zeigt: Bei der Eventplanung sind zu viele Abteilungen involviert / Einkauf benötigt Standards / AGBs sind bei Verhandlungen am wichtigsten

Jeder zweite Travel Manager verantwortet mittlerweile auch das Veranstaltungsmanagement. Im Gesamtprozess der Eventplanung zersplittern jedoch immer noch die Zuständigkeiten. Synergievorteile bleiben dadurch ungenutzt.

Während in kleineren Unternehmen meistens die Geschäftsführung für Veranstaltungen zuständig ist, sind in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern viele Abteilungen involviert. Dabei bestehe in einer Bündelung der Aufgaben erhebliches Potenzial, sagt Dirk Gerdom, Präsident des deutschen GeschäftsreiseVerbands VDR: „Eine intelligente Bündelung führt zu einem ganzheitlichen und damit prozessoptimierten Mobilitätsmanagement. Der VDR empfiehlt deshalb, alle mit Mobilität behafteten Wirkungsfelder im Unternehmen – neben der Geschäftsreise auch Veranstaltungen, Fuhrpark, Sicherheit und mobile Kommunikation – unter dem Dach des Mobilitätsmanagements zusammen zu fassen. Das verschlankt Prozesse und spart Kosten. Der Travel Manager von morgen wird zum Mobilitätsmanager, der seine Position durch breites Wissen, Kompetenz und Schaffen von Mehrwert für das Unternehmen stärkt.“

„Wer einzelne Bereiche des Mobilitätsmanagements bündeln möchte, muss mit einem Plan vorgehen, für den er zunächst eine Strategie und Ziele entwickelt. Auch das Top-Management muss das Projekt mittragen. Erfolgsfaktoren sind gemeinsame Ziele und eine Strategie, mit je einer separaten aber aufeinander abgestimmten Policy als Steuerungsinstrument“, sagt Rüdiger Krenz, Travel Manager bei einem großen französischen Finanzdienstleister. Er leitet beim VDR den Fachausschuss MICE („Meetings, Incentives, Conference/Congress und Events“), der sich unter anderem mit den Vorteilen von abteilungsübergreifenden Synergien beschäftigt.

Synergien verschlanken Prozesse und sparen Kosten

„Viele Köche verderben den Brei“, sagt Gerdom. Das Zusammenspiel von Veranstaltungs- und Travel Management lohne sich vor allem im Einkauf im Hinblick auf Arbeitseffizienz und Bedarfsbündelung. Der VDR rät, auf bestimmte Dienstleister zu steuern, sowie Prozesse und Bezahlwege zu vereinheitlichen. Außerdem bietet die Zusammenlegung der Bereiche die Möglichkeit, neue Produkte wie Ausschreibungstools, Bezahllösungen und vieles mehr in der Breite einzuführen. Veranstaltungen benötigen in der Regel auch klassische Beförderungs- und Unterkunftsleistungen. „Durch gemeinsame Vertragsverhandlungen lassen sich Gruppentarife aushandeln und andere Einkaufserfolge erzielen oder durch einheitlich genutzte Buchungs- und Datenmanagementsysteme Prozesse vereinfachen und Transparenz schaffen.“

Buchung direkt beim Leistungsträger
Gebucht wird noch zu 92 Prozent direkt beim Leistungsträger. 31 Prozent geben die gesamte Verantwortung an einen externen Dienstleister außer Haus ab und nur jede vierte Firma, die Veranstaltungen organisiert, nutzt Online-Portale oder -Agenturen (24 Prozent).

MICE-Verhandlungen: Kleingedrucktes ganz groß
Bei Verhandlungen achten 79 Prozent der Unternehmen auf die allgemeinen Geschäfts- und Zahlungsbedingungen. Nach unternehmensspezifischen Zusatzleistungen (53 Prozent) stehen an dritter Stelle mit 36 Prozent Vertragsraten. „Individuelle Hotelübernachtungen werden heute schon sehr zentralisiert und mit standardisierten Prozessen eingekauft“, sagt Daniela Schade, Senior Vice President Sales & Distribution bei Accor und Vertreter der Leistungsträger im VDR-Präsidium. „Meeting-und Eventleistungen werden denselben Weg gehen. Die Hotellerie wird sich darauf einstellen müssen und passende Prozesse und Produkte anbieten. Der Fachausschuss MICE, in dem Firmen, Hotelketten und Mittler vertreten sind, ist daher die ideale Grundlage zur gemeinsamen Lösungsfindung.“

Die Zahlen stammen aus der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2013 des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR). Die Studie enthält neben jährlich wiederkehrenden Zahlen zu Kostenstrukturen der betrieblich bedingten Reisen und Positionierung des Travel Managements im Unternehmen auch Erkenntnisse zu aktuellen Entwicklungen im Markt wie Zusatzkosten, Reisekostenabrechnung, Reiserichtlinien, Kostensenkungspotenziale und innovative Mobilitätsformen wie Car-Sharing, Elektrofahrzeuge und Diensträder.


Thema:
Branchen-News
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Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR)


MeetMPI West am Montag, 11. November 2013 um 19:00...

Es weihnachtet ja schon längst wieder…