Moderne Technologien: Geschäftsreiseplaner müssen umdenken

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GeschäftsreiseVerband VDR benennt Herausforderungen für die betriebliche Mobilität von morgen / Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement mit 300 Teilnehmern in Seeheim

Die Industrie bringt Geschäftsreiseverantwortliche zum Umdenken. Neue Technologien verändern die Zukunft der betrieblichen Mobilität: Zukünftig wird die geschäftliche Reise papierlos abgerechnet, der Reisende checkt mit dem Smartphone im Hotel ein und damit bezahlt er auch die Übernachtung und alle anderen Reiseleistungen. Wie moderne Entwicklungen und technologischer Fortschritt die betriebliche Mobilität verändern werden, das haben die 300 Teilnehmer der zweitägigen Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement in Seeheim in 13 Fachforen und vier Key Notes erfahren – präsentiert wie immer von namhaften Referenten aus Wissenschaft und Praxis. Neben Geschäftsreiseplanern und Vertretern von Anbieterunternehmen im Geschäftsreisemarkt waren unter den Besuchern der Tagung auch rund 50 Studierende der Fachhochschule Worms, denen der VDR und das Wormser Institute for Business Travel Studies eine vergünstigte Teilnahme ermöglicht haben.

Für Geschäftsreiseverantwortliche ergeben sich aus den künftigen Entwicklungen einige Herausforderungen. „Neue Technologien wie Reise-Apps sind Fluch und Segen zugleich“, sagt Dirk Gerdom, Präsident des GeschäftsreiseVerbands VDR. Weil sie zahlreich verfügbar und schnell installiert sind, kollidieren sie häufig mit den Interessen der Travel Manager oder gar des Unternehmens. „Die Herausforderung für den Geschäftsreiseverantwortlichen besteht darin, die Kontrolle über Buchungswege, Datenströme und Prozesse zu behalten“, so der Verbandspräsident. „Außerdem müssen die neuen Prozesse auch durch Politik und Gesetzgebung unterstützt werden. Hier sieht sich der VDR in der Pflicht, aufzuklären, wie beim Thema papierlose Rechnungsstellung
und Abrechnung. Mit verstärkter Lobbyarbeit wollen wir unter anderem gesetzliche Hürden beim Vorsteuerabzug abbauen.“ Aber auch seine Mitglieder will der Verband frühzeitig sensibilisieren: „Die Veränderungen werden auf uns zukommen, ob wir das wollen oder nicht. Und mehr noch: Wir werden uns gar nicht dagegen wehren können, denn die fortschreitende Technologie und die Industrie werden uns dazu treiben“,prognostiziert Christian Rosenbaum, Leiter des Fachausschusses Technologie im GeschäftsreiseVerband VDR und Manager Strategic Relations beim Softwareanbieter i:FAO. „Neue Technologien werden Geschäftsreisen in Zukunft einfacher und komfortabler gestalten.“

Vor allem Near Field Technologie – eine Kommunikationstechnologie, mit der man über kurze Strecken Daten über eine drahtlose Nahfunkverbindung versenden kann – wird Geschäftsreisen sowie deren Planung und Abrechnung verändern. Near Field Communication (NFC) ermöglicht unter anderem kontaktloses Bezahlen: Auf dem Smartphone sind mehrere Kreditkarten gespeichert, die je nach Anlass benutzt werden. „Wir werden nicht mehr mit einer Kreditkarte, also mit einem Stück Plastik im herkömmlichen Sinne, bezahlen. Vielmehr sind die Daten auf einem Smartphone mit NFC-Funktion gespeichert. Für geschäftliche Ausgaben gibt es den Company Account, für private die Daten der eigenen Kreditkarte“, erklärt Technologie-Experte Rosenbaum. Für den geschäftlich Reisenden bedeutet das vor allem einfachere, schnellere Prozesse. „So wird zum Beispiel langes Warten morgens beim Auschecken im Hotel der Vergangenheit angehören, weil der Reisende einfach sein Smartphone an einen Scanner hält. Zahlungs- und Abrechnungsprozesse laufen im Hintergrund.“

Voraussetzungen sind laut Rosenbaum die Verfügbarkeit der Geräte für alle Reisenden und eine Marktdurchdringung der neuen Technologie. „Aber der Markt wird das schon regeln“, prognostiziert er. Dem schließt sich Vanessa Borkmann an. Sie leitet am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO das Forschungsprojekt „FutureHotel“. Das Projekt zeigt für Hotelzimmer, Rezeption und Tagungsbereiche neue, zukunftsweisende Lösungen auf und berücksichtigt dabei technologische Innovationen sowie wirtschaftliche, ökologische und gesamtgesellschaftliche Gesichtspunkte. „Die
Hotelbuchung wird zukünftig mit semantischer Suche personalisiert, für den Check-In wird kein Personal mehr benötigt und die Atmosphäre im Hotelzimmer ist in verschiedenen Szenarien abrufbar mit jeweils unterschiedlicher Beleuchtung, Wandfarbe oder Musik“, sagt die Wissenschaftlerin. Intelligente Informationssysteme unterstützen die Kommunikation im Hotel, neue Raumkonzepte bieten dem Gast im Hotel eine erweiterte Arbeitsumgebung. Noch ist es aber nicht soweit, sagt Borkmann: „Unsere aktuelle Studie hat gezeigt, dass die Hoteliers vor allem in den Bereichen Nachhaltigkeit und Energieeffizienz noch viel investieren werden, vor allem in Bäder, in die Technologisierung der Umgebung und in Gebäudeautomation.“

Auch auf die Reisekostenabrechnung werden neue Technologien Einfluss haben. Simone Roth, Geschäftsführerin der SYS Softwaresysteme GmbH, einem Anbieter von Reisekostensoftware und Prozessunterstützung, beantwortete im „Forum XY ungelöst – Reisekostenabrechnung“ die Frage, welche Anforderungen in Zukunft an den Reisekostenabrechnungsprozess gestellt werden. Die Zeiten des manuellen Reisekosten-Excel-Sheets seien mit signierten elektronischen Rechnungen, dem Einsatz von mobilen Geräten und Informationsbedarf in Echtzeit definitiv vorbei. „Es wird heutzutage und auch künftig ein hochintegrierter elektronischer Workflow erwartet, der trotz Komplexität beherrschbar und transparent sein muss“, sagt Roth. „Vom direkten Vorgesetzten, über den kostenverantwortlichen Projektleiter bis zum Finanzchef werden immer detailliertere Informationen gefordert und benötigt.“ Vom Travel Manager erfordert das, sich zunehmend mit den Prozessen, deren möglichen Schnittstellen zueinander, der Einhaltung des Datenschutzes und mit dem Zusammenspiel aller beteiligten Komponenten zu beschäftigen. Voraussetzung für eine reibungslose Reisekostenabrechnung sei jedoch, dass die Prozesse nicht nur von den Entscheidern, sondern auch von Reisenden und Führungskräften mitgestaltet werden. „Daher ist es zwar wichtig, standardisierte Prozesse einzuführen, diese müssen aber gleichzeitig flexibel genug für firmenindividuelle und kurzfristige Anpassungen sein“, so Roth.


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