Veranstaltungsplaner - Hohe Resonanz auf dem ITB MICE DAY

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ITB Kongress lieferte Experten Wissen nicht nur für Travel Manager, sondern auch für Veranstaltungsplaner +++ Rund 950 Teilnehmer beim ITB MICE DAY.

In Kooperation mit der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. lieferte der ITB MICE Day im Rahmen der ITB Business Travel Days einen kompakten Überblick über die Trends und Neuheiten in der Meeting Industrie.

Die hohe Resonanz und Besucherfrequenz von rund 950 Teilnehmern zeigte, dass Innovation und neue Technologien wie hybride Events, aber auch Altbewährtes wie die Veranstaltungsrichtlinien, nach wie vor die Kernthemen der Veranstaltungswirtschaft sind. 5 Top Referenten gaben in ihren Vorträgen informative Denkanstöße und wertvolle Tipps zur effektiven Veranstaltungsplanung. Intensiv verdeutlicht wurde, dass Qualität, Transparenz und einheitliche Prozesse in der Eventplanung als Schlüsselelemente für ein erfolgreiches Veranstaltungsmanagement genauso unverzichtbar sind, wie das professionelle Briefing, Kreativität und der Einsatz von Social Media.

Qualität erhöht die Kundenzufriedenheit

Es gibt vermutlich kaum eine Branche, die so viele spannende und schöne Momente mit ihren Kunden gestalten und miterleben darf, wie die Veranstaltungsbranche. Jede Veranstaltung ist ein Einzelkunstwerk und dahinter stehen viele routinierte und immer wiederkehrende Prozesse. Gerade wegen der sich einschleichenden Routine ist es immer wieder wichtig, Prozesse zu optimieren, nachhaltig zu verbessern und durch Qualität die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Die wichtigsten Schritte zur Qualität sind laut Referent Markus Weidner von der Qnigge GmbH: Werte festlegen, einen Qualitätsbeauftragten festlegen, Serviceprozesse schriftlich festhalten, Standards definieren und unerwartete WOW Effekte definieren sowie Feedback einholen.

Bündelung und Standards bringen Kostenersparnis

Dass klare Richtlinien für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung notwendig sind, machte auch Veranstaltungsexperte Rüdiger Krenz in seinem Vortrag deutlich. Meist planen in den Unternehmen verschiedene Abteilungen die Veranstaltungen, nur selten sind alle Daten und Fakten wie eventuelle Rahmenverträge, Technikkosten, Hotelkosten bekannt. „Dabei lassen sich durch Bündelung und die Schaffung von Standards eine Einsparung bis zu 20% erzielen.“ sagte Krenz in seinem Vortrag. „Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltungsrichtlinie“, so Krenz weiter „ ist die Transparenz, das Festlegen von Verantwortlichkeiten, das Festlegen von unternehmensweiten Standards und die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen Eventmanagement, Travelmanagement und Einkauf.“

Veranstaltungserfolg ist vom Briefing abhängig

„Der Erfolg eines Events wird maßgeblich durch die Qualität des Briefings vorherbestimmt.“ so Prof. Dr. Rück, von der Fachhochschule Worms. Die Rolle des Veranstaltungsmanagers wandelt sich bei den meisten Unternehmen von einer rein ausführenden Funktion zum Business-Partner und  Berater der Geschäftsbereiche. Die logistische Umsetzung von Veranstaltungen und viele unterstützende, operative Tätigkeiten werden aus dem traditionellen Aufgabenbereich des Veranstaltungsmanagements herausgelöst und an externe Dienstleister vergeben. Umso unerlässlicher ist, laut Referent Prof. Dr. Rück, ein professionelles Briefing. Denn schließlich können die Dienstleister nur so gut sein wie ihr Briefing. Dabei sollte ein Briefing weitaus mehr als nur eine Checkliste sein. Ein professionelles Briefing sollte zu einem Event Konzept führen, stets vollständig sein und vor allem schriftlich fixiert werden. Fazit von Herrn Prof. Dr. Rück: „Professionelle Briefings sind für den Veranstaltungserfolg essentiell. Sie machen Arbeit – die sich aber auszahlt!“

Kreativität bitte nicht mit Krähativität verwechseln

Es gibt über 200 Kreativtechniken. Nur leider werden diese nicht genutzt. Bekannt sind den meisten nur Brainstorming und Mind Mapping. „Dabei kann man mit Ideen Chancen erschaffen.“, so Innovationsspezialist Benno van Aerssen. Die Innovation und Kreativität endet bei den meisten schon beim „reichhaltigem Frühstücksbuffet“ oder dem einmaligen „Komfortzimmer“. Leider hat beides wenig mit Innovation oder Kreativität zu tun, sondern ist lediglich „stuck in the middle“. Dabei finden Innovationen und Erfolg jenseits vom Mittelmaß statt! „Die Ideen liegen bereits im System.“ sagt Benno van Aerssen „Wichtig ist es, diese nun durch die verschiedensten Kreativtechniken als Licht zu fördern.“ Und der Weg dahin ist ganz einfach laut van Aerssen „Fragen Sie sich einfach nur fortwährend warum die Dinge so sind, wie sie sind, und ob sie nicht auch ganz anders sein könnten.“

Klingt einfach, ist einfach und lässt sich mit der von Aerssen entwickelten FRIES Methode leicht in jedem Unternehmen umsetzten um so die Entstehung von Innovationen systematisch und nachhaltig zu fördern und zu etablieren.

Social Media bestimmt den Erfolg einer Veranstaltung mit Leere Veranstaltungsräume – das muss nicht sein! Leer war der Vortragsraum auch nicht während des Vortrages „Alles Social oder was?“. Dass das Thema brennend aktuell ist, zeigte die große Besucherfrequenz des Vortrages. Da mit 170 Zuhörern die Raumkapazität mehr als erschöpft war, wurde kurzerhand der Vortrag via Audioübertragung auch in den Bereich vor dem Kongressraum ausgestrahlt. Social Media Experte Andreas Romani hatte mehr als eine Handvoll guter Tipps zur Vermarktung von Events durch Social Media für die Zuhörer.

Eine eigene Veranstaltungswebseite, auf der alle Social Media Kanäle miteinander verknüpft sind, die regelmäßige Berichterstattung über den Status der Veranstaltung in einem Blog und via Twitter, das Einbauen von Online-Ticketing, das Verwenden und Publizieren von einem #hashtag für die Veranstaltung, die Nutzung von virtuellen Medien wie livestreams oder Podcast sind, laut Social Media Experte Romani, grundlegende Tipps für eine erfolgreiche Vermarktung eines Events via Social Media. Grundlegend auch hier: nur die richtige Strategie, in Form von einer Social Media Guideline, führt zum gewünschten Erfolg.

Neue Veranstaltungsformate schaffen neue Möglichkeiten

Die abschließenden Podiumsdiskussion „Trends bei Events - Wie wird sich die Tagungswirtschaft entwickeln?“ zeigte, dass es in Zukunft nicht mehr ausreichen wird nur Räume an den  Veranstaltungsplaner zu vermieten. Auf Kunden eingehen, mitwirken und mitdenken heißt die Devise. Immer mehr in den Vordergrund rücken wird dabei das Thema Nachhaltigkeit. Joachim König, Präsident des EVVC, geht sogar davon aus, dass die nachhaltige Planung einer Veranstaltung in Zukunft Pitch entscheidend sein wird.

Veranstaltungen mit Zukunft, sind laut Matthias Schultze, Geschäftsführer des GCB, die virtuelle Kommunikation und hybride Events. Die Verknüpfung der beiden Komponenten live und virtuell schafft eine Zusatzverbreitung der Veranstaltungsinhalte und ermöglicht neben der Popularität und der hohen Wirtschaftlichkeit auch eine höhere Teilnehmerzahl. Mit rund 950 Teilnehmern konnte der ITB MICE DAY zum zweiten Mal in Folge einen vollen Erfolg verzeichnen und bewies wieder einmal mehr, dass sich die Veranstaltungsbranche in einem Wandel befindet und als Altbewährtem Innovatives wird.


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