Papierlos und voll automatisiert – mit dem neuen digitalen Kreditorenmanagement der allinvos GmbH, das die Best Western Hotels Deutschland GmbH Ende 2010 eingeführt hat, spart das Unternehmen erhebliche Kosten in der Rechnungsbearbeitung. Alle Eingangsrechnungen der Best Western Hotels Deutschland GmbH werden nun zentral erfasst, digitalisiert und in einem verschlüsselten Webportal zur Verarbeitung zur Verfügung gestellt. „Durch die Umstellung und Nutzung des digitalen Kreditorenmanagement-Systems der allinvos, sparen wir rund 30 Prozent unserer Arbeitszeit bei der Rechnungsbearbeitung ein. Bei uns fasst seit Ende vergangenen Jahres keiner mehr eine Eingangsrechnung in Papier an. Zudem schaffen wir mehr Transparenz, haben extrem schnellen Zugriff auf alle historischen Rechnungen, bekommen Reports über Lieferanten- und Produktumsätze in Echtzeit und konnten bereits im ersten Monat die Ausschöpfung unserer Zahlungsziele optimieren“, erklärt Marcus Smola, Geschäftsführer der Best Western Hotels Deutschland GmbH. „Die Papierrechnung wird zunehmend im Markt verschwinden. Studien gehen davon aus, dass in den kommenden fünf Jahren mehr als die Hälfte aller Rechnungen in Deutschland elektronisch sein werden. Darauf müssen sich auch Hotelbetriebe einstellen und sich fit machen für eine steuerrechtlich konforme Abwicklung“, erklärt Matthias Putz, Managing Director der allinvos GmbH. „Der Gefahr, beim Bezahlen von Rechnungen Fehler zu begehen, schenken die wenigsten Hotelbetriebe bisher Beachtung. Entsprechend verlieren Betriebe sehr viel Geld, das für die Liquiditätssicherung dringend benötigt wird“, so Putz.
Unerkannte Potenziale nutzen
„Die Rechnungsabwicklung in Hotels im Bereich der Kreditoren läuft derzeit noch meist klassisch und daher oft ineffizient. Hier liegen ungeahnte Potenziale, die mit Hilfe des neuen Systems einem Betrieb Kosten und Zeit sparen“, erklärt Matthias Putz. So werden nun alle Eingangsrechnungen der Best Western Hotels GmbH – unabhängig von den jeweiligen Formaten – zentral erfasst, vollständig digitalisiert und über ein Web-Portal zur weiteren Verarbeitung wie zum Beispiel zur Freigabe und Kontierung zur Verfügung gestellt. Dabei kann der Eingang von Rechnungen sowohl als Papierdokument oder elektronisch erfolgen. „Unsere Mitarbeiter können alle vorliegenden Rechnungen in diesem Web-Portal elektronisch prüfen. Nach der abgeschlossenen Online-Prüfung fließen alle frei gegebenen Rechnungen automatisch in den Bezahlprozess“, erklärt Smola. „Die Freigabe und Bearbeitung der Rechnungen kann von jedem Ort aus geschehen und alle Daten und Rechnungsinformationen werden zudem kontiert per Schnittstelle automatisiert in die Finanzbuchhaltung übertragen.“
„Damit wird ein zeitaufwendiger Prozess fehlerfrei und transparent gemacht“, so Smola. Mit der Digitalisierung der Rechnungsabwicklung wird zudem die Durchlaufzeit aller Rechnungen beschleunigt und die Liquiditätssteuerung verbessert. Best Western-Chef Smola freut sich: „Mit der Digitalisierung aller Eingangsrechnungen endet die Papierflut und der schnelle Zugriff auf alle Rechnungen wird dank Online-Archiv möglich.“
Neben der Best Western Hotels Deutschland GmbH nutzen inzwischen rund 50 weitere Unternehmen aus der Hotellerie in Deutschland, Schweiz, Österreich und Belgien das digitale Kreditorenmanagement-System der allinvos GmbH.
