Jemanden etwas zu delegieren bedeutet, ihm nicht nur Aufgaben zu übertragen. Für jede Führungskraft ist die Verteilung von Aufgaben stets eine verantwortungsvolle Entscheidung. Die grundsätzliche Frage bei dem Delegieren ist, ob dem Mitarbeiter tatsächlich vertraut wird. Das lässt sich spürbar einfacher einschätzen, wenn im Unternehmen auf Hilfestellungen aus einem dokumentierten Qualitätsmanagement zurückgegriffen werden kann. Hierzu gehören definierte Standards, dokumentierte Checklisten, Standard Operation Prozedures (SOPs) oder auch entsprechende Handbücher. Die Anwendung des KUQ/M-Prinzips zählt beispielsweise zu den Grundsätzen der erfolgreichen Delegation. K steht für Kosten, U für Umsatz, Q für Qualität und M für Menschen, also die Mitarbeiter. Das Verhältnis zwischen diesen Faktoren muss stets stimmig sein. Wichtig ist auch das Beachten der Zeitdauer von Anfang der Delegation bis zur Beendigung der Aufgabe. Auch das Umfeld innerhalb und außerhalb der Abteilung sollte informiert werden.
Darüber hinaus sind sechs Schritte bei der Delegation zu berücksichtigen: Sich genügend Zeit nehmen, ein Gespräch mit dem Mitarbeiter führen, über die Erwartungen und die konkrete Aufgabe informieren, auf mögliche Schwierigkeiten aufmerksam machen, Engagement einholen, Geduld haben und Anerkennung zeigen. In Bezug auf die Anerkennung und zukünftige Motivation ist zu beachten, ob ein Mitarbeiter auch für nicht vollständig erfolgreiche Lösungen gelobt werden kann.
„Delegieren bedeutet auch, dass Sie Ihren Mitarbeiter mit Kompetenzen, also auch mit Entscheidungsgewalten in einem bestimmten Umfang ausstatten“, so Bernhard Patter, geschäftsführender Gesellschafter von diavendo. Führungskräfte mit persönlichen Zeitproblemen nutzen viel zu wenig die Chancen und Möglichkeiten der richtigen Delegation; vorausgesetzt sie verwechseln es nicht mit Anweisungen. Die Delegation ist ein Instrument zur Mitarbeiterentwicklung. Eine Anweisung dagegen ein Instrument aus dem autoritären Führungsstil. „Und nicht vergessen: Am Ende liegt bei der Delegation die Gesamtverantwortung dennoch bei der Führungskraft – die kann nicht delegiert werden“, ergänzt der Kommunikationsexperte.
