Auf der Best of events international (BOE) in Dortmund präsentierten degefest e.V. und die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. gemeinsam eine Trendanalyse 2014 „Trends und Entwicklungstendenzen der Veranstaltungswirtschaft in Deutschland“. (Vergleich mit Vorläuferstudie 2008. Wissenschaftliche Auswertung: Prof. Dr. Jerzy Jaworski und Tatjana Väth (MBA), Hochschule Heilbronn). Der Anspruch war hoch: „Als Konjunkturbarometer gibt die Trendanalyse wichtige Impulse für die Veranstaltungsbranche. Identifiziert werden darin Trends, die heute und morgen zu den Standards der MICE-Branche zählen. Gleichzeitig entlarvt die Analyse auch die vermeintlichen Trends, deren Halbwertzeit – trotz gegenteiliger Behauptung unterschiedlicher Branchenprofis – nur von kurzer Bedeutung sind. So spannend war es dann doch nicht. Keine Entlarvung, keine Sensationen, eher ein für die Branche typisches Genrebild des sowohl als auch, im Prinzip business as usual.
Immerhin, mehr und mehr wird in den Unternehmen erkannt, dass Planung und Durchführung von Veranstaltungen Know-how und qualifizierten Einsatz verlangen; die Veranstaltungsprofis gewinnen an Reputation.
Hier der Versuch, aus der Trendanalyse ein Profil des aktuellen Veranstaltungsmanagements zu skizzieren (% nachfolgend gerundet).
Online befragt: Corporate Meeting Planner, d.h., alle Mitglieder der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. und ihre Partner in sozialen Netzwerken. O-Ton: „Alle Befragten beschäftigten sich tagtäglich als Nachfrager mit der Organisation und der Veranstaltung diverser Veranstaltungen im Bereich MICE“.
Veranstaltungen werden zu 57 % auf Abteilungsebene (Leiter, Teamleiter, fachlicher Mitarbeiter) organisiert; 17 % läuft noch immer über das Sekretariat, bei 24 % mischt die Geschäftsführung/Inhaber mit. 34 % (+58 % gegen 2008!) sehen sich in einer Abteilung Veranstaltungsmanagement beschäftigt. Bei 64 % sind dort maximal 10 Mitarbeiter tätig.
Budgetverantwortung der Planer: 12 % bis 50.000 €, 12 % bis 100.000 €, 29 % bis 500.000 €, 14 % bis 1 Mio. €, 15 % bis 2,5 Mio. €. Das Budgetvolumen insgesamt ist in sieben Jahren um mehr als ein Drittel gestiegen.
Die letzte Entscheidung im Organisationsprozess liegt immer noch beim Chef (55 %), bei fast 40 % sogar als Alleinentscheider; der Veranstaltungsmanager gibt das alleinige o.k. nur bei 15 % der Projekte.
In 37 % der Unternehmen gibt es eigenständige Richtlinien für die Veranstaltungs- planung. Bei 19 % sind sie im Rahmen von Reiserichtlinien zu finden. Ein Richtlinienzuwachs von 10 % in sieben Jahren spricht nicht für eine Überregulierung, denn 44 % arbeiten ohne eine Vorgabe; das kann sich aber mit Compliance ändern.
Zum Thema Nachhaltigkeit: für 42 % ist Nachhaltigkeit wichtig und wird bei der Veranstaltungsorganisation berücksichtigt und 38 % geben an, sie wissen über Green Meetings gut Bescheid, aber jeder zweite Planer (51 %) hat eher nur allgemeine Vorstellungen davon.
Ernüchternd die Bedeutung von Zertifizierungen (auch die degefest vergibt Prüfsiegel). Als Auswahlhilfe sehen sie 47 %, aber für 53 % haben sie keine Bedeutung. Niemand (0,0 %) macht Anfragen oder Buchungen davon abhängig, selbst Nachhaltigkeitsprofis nicht. Angesichts der anhaltenden Schwemme unterschiedlichster Zertifizierungen, Siegel, Awards, etc. ein realistisches Verhalten.
Bei der Gewinnung von Marktinformationen haben persönliche Kontakte Vorrang: Einladungen, Besichtigungen, Messebesuche (57 % bis 48 %). Es folgen das Internet (47 %) und Fachzeitschriften/Newsletter (46 %). Bei der direkten Recherche stehen Empfehlungen mit 79 % an erster Stelle, d.h., das Branchennetzwerk funktioniert.
Beim Besuch von Fachmessen steht die IMEX mit 40 % an erster Stelle. Es folgt MEETINGPLACE Germany (35 %); da aber VERANSTALTUNGSPLANER.de als Partner agiert, ist sie den Verbandsmitgliedern wohl geläufig. Obwohl nur jeder Vierte (26 %) die ITB besucht, hat sich die Zahl gegenüber 2008 mehr als verdoppelt, vermutlich wegen des größeren Angebots im Incentive-Segment. Der Anteil der Messeabstinenten ist um ein Drittel auf 23 % gesunken.
Bei der Einholung von konkreten Angeboten (i.d.R. 2-5) wird unverändert vor allem mit E-Mail und Telefon gearbeitet. Das kann auch daran liegen, dass 45 % der Planer ein Angebot innerhalb von 24 Stunden erwarten; gleichwohl gibt sich die gleiche Anzahl auch mit einer Frist von zwei bis vier Tagen zufrieden. Zwei von drei Planern brauchen weniger als 10 Stunden für die Prüfung der Angebote. Das spricht für eine weitgehende Standardisierung bzw. Informationsqualität der Anbieter.
Liquiditätssorgen haben offenbar weder Planer noch Anbieter. 40 % der Schlussrechnungen gehen 1-7 Tage, 50 % 8-14 Tage nach Veranstaltungsende ein. 51 % begleichen die Rechnung innerhalb von 1-14 Tagen, 36 % in 15-30 Tagen, jeder Zehnte lässt sich noch länger Zeit.
Professionelles Know-how gewinnt an Bedeutung. Etwa drei von vier Planern halten ein Updating für sehr/wichtig und haben die Weiterbildungsangebote im Veranstaltungsbereich inzwischen auch genutzt. Allerdings wächst die Bereitschaft dazu mit dem Umfang des verantworteten Budgets.
