Ein Gastbeitrag der Firma Ecovis
Wenn Sie im Ausland auf einer Geschäftsreise sind oder einen Kongress besuchen, entstehen Ihnen meist Aufwendungen wie z. B. für Taxi, Unterbringung, Verpflegung, für die Sie Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer erhalten. Da diese ausländische Umsatzsteuer nicht beim deutschen Finanzamt als Vorsteuer geltend gemacht werden kann, stellt sich die Frage, ob ein Vergütungsanspruch im Ausland besteht und wenn ja, was man dabei zu beachten hat. Daher ist es gut zu wissen, dass ausländische Umsatzsteuer nur in dem Staat vergütet werden kann, der die Steuer ausweist. Zuständig ist die dort ansässige Finanzverwaltung.
So funktioniert die Vorsteuervergütung innerhalb der EU
Deutsche Unternehmer, die EU Umsatzsteuer erstattet haben wollen, müssen beim Bundeszentralamt für Steuern (BZS ) bis zum 30.09. des Folgejahres einen elektronischen Antrag stellen. D. h. für das Wirtschaftsjahr 2011 muss der Antrag auf Erstattung bis zum 30.09.2012 eingehen. Vergütungszeitraum ist entweder das Kalenderjahr oder ein Dreimonatszeitraum. Im ersteren Fall muss aber die erstattungsfähige Vorsteuer mind. 50 € im zweiten Fall mind. 400 € betragen. Das BZSt prüft dann die Anträge insbesondere auf Vorliegen der Unternehmereigenschaft und leitet die Anträge an den Vergütungsmitgliedstaat weiter, sofern keine Beanstandungen vorliegen.
Vergütungsverfahren im Drittland
Außerhalb der EU funktioniert das Vorsteuer-Vergütungsverfahren weiterhin in Papierform.
Die ersten Schritte zum erfolgreichen Vergütungsantrag
Bevor ein deutscher Unternehmer einen elektronischen Antrag stellen kann, muss er sich zunächst im BZStOnline-Portal (BOP) registrieren. Dies ist nicht erforderlich, wenn bereits Elster-Online-Zugangsdaten vorhanden sind. Hier noch ein paar nützliche Hinweise, wie Sie sich erfolgreich im BZStOnline-Portal registrieren: Zuerst müssen Sie die BZSt-Nummer für Ihr Unternehmen beantragen und anschließend die Registrierung im Elsterportal mittels der BZSt-Nummer vornehmen. Dazu besuchen Sie zunächst die Seite www.formulare-bfinv.de und geben in der Formularsuche 010150 ein. Es erscheint der „Antrag auf Zulassung zum Verfahren BZStOnline“. Das ausgefüllte Formular faxen Sie an die angegebene Fax-Nummer. Sie erhalten dann Ihre Registrierungsdaten (BZSt-Nummer und Aktivierungs-ID) per Post und per E-Mail. Das Prozedere kann bis zu 4 Wochen dauern. (siehe Abbildung 1)
Nach Erhalt Ihrer BZSt-Nummer und der Aktivierungs-ID ist eine Registrierung möglich. Dazu rufen Sie folgenden Link: https://www.elsteronline.de/bportal/bop/auth/RegistrierungSoft-PSE.tax auf. Halten Sie hierfür die BZSt-Nummer und die Aktivierungs-ID bereit.
Geben Sie zunächst Ihre persönlichen Daten ein. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen dafür. Dann aktivieren Sie mit den Daten Ihren Zugang. Bei erfolgreicher Registrierung rufen Sie die Internetseite des BZStOnline-Portals: https://www.elsteronline.de/bportal auf und klicken Sie in der linken oberen Ecke auf Auswahl „Softwarezertifikat“ und dann auf „Login“. (siehe Abbildung 2)
Dieser Login Vorgang bleibt auch für zukünftige Logins gleich. Für den Login müssen Sie zunächst die pfx.datei Ihres Elsterzertifikates auf Ihrer Festplatte abspeichern. Sollte Ihre Zertifikat-Datei beim Login nicht voreingestellt sein, müssen Sie diese durch Betätigen der Schaltfläche „Durchsuchen…“ manuell auswählen. Anschließend ist die Eingabe Ihres PINs erforderlich. (siehe Abbildung 3)
Nach erfolgreicher Überprüfung Ihrer Zugangsdaten gelangen Sie zur Startseite des Elster-Portals. Dort wählen Sie bitte „Antrag auf Umsatzsteuervergütung inländischer Unternehmer im Ausland“ und können mit Ihrem Antrag direkt loslegen.
Nützliche Tipps und Hilfestellungen finden Sie auf der Internetseite des BZSt unter der Rubrik Steuern International/Umsatzsteuerverguetung/Inlaendische Unternehmer/Hilfsmittel in der Ausfüllanleitung BOP Formular. Bevor Sie einen Antrag ausfüllen, beachten Sie bitte, dass manche EU Staaten zwingend die Übermittlung einer Kopie der Eingangsrechnungen vorsehen. Nämlich dann, wenn das Entgelt (ohne Umsatzsteuer) mindestens 1.000 Euro, bei Rechnungen über Kraftstoffe mindestens 250 Euro beträgt. Damit Sie Belege übermitteln können, muss vorher das Formular „Antrag auf Freischaltung zur elektronischen Übermittlung von Belegen (nur mit Software-Zertifikat)“ ausgefüllt werden. Die Freischaltung erfolgt nur einmal.
Erschienen in der Events, Ausgabe 05/2012
